Eerste hulp bij GDPR voor lokale verenigingen (pdf)

Eerste hulp bij GDPR voor lokale verenigingen

Bladwijzer 23: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen september 2018 • 23

GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening voor Gegevensbescherming): hoe dienen heemkringen, lokale musea en documentatiecentra hier mee om te gaan? De laatste maanden doken diverse bedrijven en consultants op die bedrijven en organisaties aanbieden om hen hierin te ondersteunen tegen betaling. Voor grote bedrijven en organisaties is dit zeker een must, voor lokale organisaties en vzw’s kan het al volstaan om betrouwbare informatie in te winnen bij officiële instanties zoals de gegevensbeschermingsautoriteit (voormalige Privacycommissie) en door de overheid gefinancierde organisaties als SCWITCH of Heemkunde Vlaanderen. In deze bijdrage geven we toelichting bij de basisprincipes van de AVG en geven we enkele modeldocumenten weer om met je heemkundige kring of documentatiecentrum in regel te komen met de AVG. Na een toelichting van de basisbegrippen ‘persoonsgegevens’ en ‘verwerken’ wordt het juridische kader toegelicht met de voornaamste principes van de AVG en worden modellen voor register, privacyverklaring en contracten meegegeven om zelf mee aan de slag te gaan.

Crowdfunding: hoe zorg je ervoor dat het publiek mee investeert in jouw erfgoedproject? (pdf)

Crowdfunding: hoe zorg je ervoor dat het publiek mee investeert in jouw erfgoedproject?

Bladwijzer 21: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen december 2017 • 21

Crowdfunding of publieksfinanciering is vandaag de dag een van de meest succesvolle manieren om projecten op een alternatieve manier te financieren. Steeds vaker hoor je van erfgoedprojecten die financieel mogelijk werden gemaakt door giften van een breed publiek. Bovendien zijn er veel meer voordelen aan verbonden dan enkel het kostenplaatje: crowdfunding kan er namelijk voor zorgen dat het publiek zich nauwer betrokken gaat voelen bij het erfgoed dat je beheert. Een win-winsituatie dus.

Maar hoe begin je eraan? Welke soort projecten hebben doorgaans kans op slagen? En zijn er ook nadelen verbonden aan een crowdfundingsactie? Om aan al deze vragen een antwoord te bieden werd er binnen de reeks ‘Erfgoed in de Praktijk’ in het voorjaar van 2017 een vorming rond crowdfunding georganiseerd. Hiervoor werd beroep gedaan op de initiatiefnemers van Growfunding (www.growfunding.be), een succesvol platform dat sociale crowdfundingsprojecten in de regio Brussel begeleidt maar ook allerhande vormingen aanbiedt. Dit artikel is een weerslag van deze vorming.

Het belang van een sterk draagvlak – Lokale erfgoedraden in Vlaanderen (pdf)

Het belang van een sterk draagvlak - Lokale erfgoedraden in Vlaanderen

Bladwijzer 17: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen augustus 2016 • 17

Als adviesraad werk je nooit voor jezelf. Het voornaamste doel van een erfgoedraad is om het beleid te ondersteunen en te adviseren. Maar erfgoedraden nemen ook andere taken op zich: overleg tussen aangesloten leden, de organisatie van een Erfgoeddag of een Open Monumentendag, infomomenten tot zelfs vorming. Ook in deze activiteiten werkt een erfgoedraad niet voor zichzelf, maar ten dienste van de bevolking of de verenigingen. Juist omdat je als adviesraad werkt voor het beleid, de verenigingen en de bevolking, is het belangrijk dat deze groepen op de hoogte zijn van je werking, het belang ervan erkennen en je ook ondersteunen.

Studiedag vrijwilligerswerking in lokale erfgoedorganisaties (pdf)

Studiedag vrijwilligerswerking in lokale erfgoedorganisaties

Bladwijzer 12: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen december 2014 12

Op 24 mei 2014 vond in Lamot (Mechelen) een studiedag plaats georganiseerd door Heemkunde Vlaanderen en Herita. Vijftig deelnemers volgden de dag, die in het teken stond van het thema vrijwilligerswerking. Hoe voer je anno 2014 een goed vrijwilligersbeleid voor je lokale erfgoedorganisatie? Hoe rekruteer en onthaal je nieuwe (jonge) vrijwilligers? Hoe zorg je ervoor dat die nieuwe (jonge) vrijwilligers blijven komen en gemotiveerd blijven? Hoe hou je rekening met de ‘nieuwe vrijwilliger’? Op al deze vragen en nog veel meer kregen de deelnemers een antwoord.

Heemkunde en duurzaamheid (pdf)

Studie van het verleden, blik op de toekomst. Heemkunde en duurzaamheid

Bladwijzer 11: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen augustus 2014 11

De hoofdtaak van een heemkundige kring is de studie van het ‘heem’ en de lokale geschiedenis. Dit is en zal altijd de hoofdbekommernis van de heemkundige kringen zijn. Toch zou je kunnen beweren dat een heemkundige kring, net als ieder van ons, eigenlijk ook de verantwoordelijkheid heeft om rond duurzaamheid te werken en bijvoorbeeld de impact van de activiteiten op de leefomgeving te evalueren. Op die manier kunnen heemkundigen - hoewel ze vooral werken met het verleden - er ook voor zorgen dat er ons een mooie toekomst te wachten staat.

Visual_stories_van_Micheile_Via_unsplash

Lokale erfgoedverenigingen en btw (pdf)

Beter voorkomen dan genezen. Lokale erfgoedverenigingen en btw

Bladwijzer 7: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen april 2013 • 07

Het zal je maar overkomen als heemkring. Plots staat een btw-controleur voor je deur die je doodleuk komt vertellen dat de vereniging al jaren haar btw-plicht verzuimt. Gelukkig zijn zulke voorvallen geen schering en inslag, maar in het geval van dergelijk onverwacht bezoek kan je maar beter goed voorbereid zijn. En dat is niet altijd het geval. Heemkringen en andere lokale erfgoedorganisaties zijn vaak onvoldoende op de hoogte van de btw-wetgeving. Ten onrechte menen sommige verenigingen dat zij, als kleine organisaties, geen belasting op toegevoegde waarde hoeven te betalen. Maar zo eenvoudig is het niet. In dit artikel proberen we de belangrijkste aandachtspunten op te lijsten en het kluwen van de btw-wetgeving voor lokale erfgoedverenigingen te ontrafelen.

Erfgoedvrijwilligers motiveren en begeleiden (pdf)

Hou ze aan boord. (Nieuwe) erfgoedvrijwilligers motiveren en begeleiden

Bladwijzer 5: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen augustus 2012 • 05

Van april tot mei 2012 konden lokale erfgoedorganisaties in alle provincies de cursusavond ‘Hou ze aan boord! (Nieuwe) erfgoedvrijwilligers motiveren en begeleiden’ volgen. Deze avonden, die ingericht werden door Heemkunde Vlaanderen en het Forum voor Erfgoedverenigingen, bestonden uit een interactieve voordracht van Koen Vermeulen (trainer/consulent vrijwilligerswerk1) en praktijkvoorbeelden van lokale erfgoedverenigingen die hun expertise in vrijwilligerswerking deelden.

Deze cursusreeks was het vervolg op de vorige reeks rond ‘vrijwilligers rekruteren’. Vrijwilligers vinden die zich willen inzetten voor je erfgoedvereniging is één zaak, maar zorgen dat ze willen blijven, is een andere zaak! De vragen die centraal stonden tijdens de avondcursussen waren: Hoe bestuur je anno 2012 best een erfgoedvereniging opdat de vrijwilligers gemotiveerd blijven? Waarop moet je letten als je je bestuur wilt verjongen? Hoe moet je een goed vrijwilligersbeleid voeren? Dit artikel is een samenvatting van de cursus, aangevuld met de gegeven praktijkvoorbeelden.

Vrijwilligers rekruteren voor lokale erfgoedverenigingen (pdf)

Ook op zoek naar witte raven? Vrijwilligers rekruteren voor lokale erfgoedverenigingen

Bladwijzer 1: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen - mei 2011 • 01

Van november 2010 tot april 2011 konden lokale erfgoedorganisaties in alle provincies de cursusavond ‘Ook op zoek naar witte raven? Vrijwilligers rekruteren voor lokale erfgoedverenigingen’ volgen. Deze avonden, die ingericht werden door Heemkunde Vlaanderen en het Forum voor Erfgoedverenigingen, bestonden uit een interactieve voordracht van Koen Vermeulen van het Steunpunt voor Vrijwilligerswerk en rondetafelgesprekken waar lokale erfgoedverenigingen met een goed rekruterings- en medewerkersbeleid hun expertise deelden en in gesprek gingen met de andere deelnemers om ervaringen uit te wisselen en samen oplossingen te bedenken.

De vragen die centraal stonden tijdens de avondcursussen waren: Hoe kan ik nieuwe vrijwilligers rekruteren voor mijn erfgoedvereniging? Hoe kan mijn bestuur verjongen? Waar moet ik hierbij op letten? Hoe moet ik een goed medewerkersbeleid voeren zodat de nieuwe vrijwilligers ook blijven komen? Voor de erfgoedverenigingen die niet konden deelnemen, maar nog steeds op zoek zijn naar nieuwe witte raven om hun vrijwilligersploeg uit te breiden, bundelen we de resultaten van de rondetafelgesprekken en de essentie van de voordracht in onderliggende tekst. De theorie, aangereikt door Koen Vermeulen, wordt via tips en voorbeelden uit de praktijk aangevuld.

50 praktijkverhalen over vrijwilligerswerk in de erfgoedsector (pdf)

50 praktijkverhalen over vrijwilligerswerk in de erfgoedsector

FARO, Heemkunde Vlaanderen en Familiekunde Vlaanderen hebben de voorbije jaren mogen kennismaken met tal van inspirerende en verrassende vrijwilligersinitiatieven. Toch beseften we dat er nog vele waardevolle projecten en initiatieven onder onze ‘radar’ bleven. Daarom startten we in het voorjaar van 2016 een zoektocht naar nieuwe praktijkvoorbeelden. Ons doel? Deze voorbeelden registreren en vervolgens met u delen. Want we zijn ervan overtuigd: verhalen en ervaringen van anderen kunnen inspireren en motiveren.

Het project ging van start met de oproep: “Bent u betrokken bij een vrijwilligerswerking waar u fier op bent? Laat het ons weten!”. De respons was overweldigend. Meer dan dertig organisaties, uit alle hoeken van het land, reageerden. We gingen bij vrijwel elk van deze organisaties op bezoek. We namen interviews af met de vrijwilligers en/of het aanspreekpunt van die vrijwilligers. Daarnaast gingen we zelf actief op zoek naar interessante praktijkvoorbeelden. Daarbij zochten we naar initiatieven die een aanvulling vormden op de reacties die we via de projectoproep hadden ontvangen.

Voorliggende bundel verzamelt de oogst van onze zoektocht. We willen u hier graag mee inspireren, enthousiasmeren en ook ondersteunen. U krijgt hier zo maar even vijftig verhalen uit de praktijk, van collega’s die stevig met beide voeten op de grond staan.

ABC van vrijwilligers in de erfgoedsector (pdf)

ABC van vrijwilligers in de erfgoedsector

Dit ABC biedt een overzicht van de belangrijkste tendensen en verschuivingen in het vrijwilligerswerk en de mogelijkheden ervan voor erfgoedwerkers. Elke letter is gewijd aan één opvallende of inspirerende tendens of praktijk. Verwacht daarbij geen uitgebreide encyclopedische beschrijving. Wel krijg je, per letter, telkens een beknopte definitie, vaak gekoppeld aan een praktijkvoorbeeld, gevolgd door een aantal tips en aandachtspunten en ten slotte een literatuurverwijzing. Sommige lemma’s zijn heel sterk gericht op de praktijk, andere zijn dan weer meer theoretisch of conceptueel opgevat. Bij nog andere letters hebben we de tekst beperkt en werken we vooral met foto’s. Of zoals het gezegde luidt: soms zegt een beeld meer dan duizend woorden!

Dit ABC hebben we geschreven voor erfgoedwerkers die zijn begaan met de vernieuwing van hun vrijwilligerswerking. We denken daarbij in de eerste plaats aan vrijwilligerscoördinatoren, actieve (bestuurs-)leden binnen een erfgoedvereniging en aan alle intermediaire organisaties die erfgoedvrijwilligers ondersteunen en begeleiden. De bedoeling van dit vrijwilligersalfabet is om te inspireren, te enthousiasmeren en te sensibiliseren.

Stappenplan voor een succesvolle vrijwilligerswerking in je erfgoedorganisatie (pdf)

Stappenplan voor een succesvolle vrijwilligerswerking in je erfgoedorganisatie

Vrijwilligers zijn levensbelangrijk voor de erfgoedsector. Vrijwilligersvereni- gingen, kleinere musea en archiefinstellingen draaien grotendeels of soms helemaal op de inzet van vrijwilligers. Maar ook bij vele erfgoedcellen en grotere erfgoedinstellingen zijn vrijwilligers onmisbaar. Hedendaagse vrijwilligers kiezen voor vrijwilligerswerk dat best past bij de eigen wensen, interesses en leefwereld. Vele erfgoedorganisaties investeren daarom heel wat tijd en moeite in het zoeken naar en ondersteunen van vrijwilligers. Vaak doen zij dit intuïtief, vanuit een gezonde dosis mensenkennis en boerenverstand. Toch is het nuttig om wat langer stil te staan bij het vrijwilligerswerk binnen je organisatie.

Deze brochure wil je helpen bij de uitbouw van een geslaagd vrijwilligers- beleid. Zo'n vrijwilligersbeleid betekent dat jouw erfgoedorganisatie goed beseft vanuit welke overtuiging zij met vrijwilligers werkt, wat ze te bieden heeft aan vrijwilligers en welke richting ze wil uitgaan. Een kwaliteitsvol en zinvol vrijwilligersbeleid betekent eveneens dat je aandacht hebt voor de vijf ‘V’s’. Dit zijn de vijf fases die elke vrijwilliger normaliter doorloopt binnen een organisatie: vind, verwelkom, versterk, verbeter en vertrek.

Hoe kan een erfgoedvereniging voldoen aan de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers? (webtekst)

Sinds 1 januari 2007 is de ‘wet betreffende de rechten van de vrijwilligers’ volledig van kracht. Deze wet voorziet in een statuut, en dus een wettelijke bescherming, voor vrijwilligers. Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, is sindsdien verplicht deze wet toe te passen.

Concreet bestaat deze wet uit twee grote verplichtingen voor verenigingen: de informatieplicht en de burgerlijke aansprakelijkheid. Dit laatste onderdeel geldt niet voor feitelijke verenigingen die geen personeel tewerkstellen, die niet verbonden zijn aan een feitelijke vereniging die personeel tewerkstelt of die niet beschouwd kunnen worden als een afdeling van een vzw. Maar toch is het ook voor hen aan te raden om hun vrijwilligers goed te verzekeren.

De informatieplicht

Elke erfgoedvereniging (zowel vzw’s als feitelijke verenigingen) moeten hun vrijwilligers op  voorhand informeren over:

  • De doelstelling en het statuut van de organisatie (én in het geval van een feitelijke vereniging moet de identiteit van de verantwoordelijke van de vereniging worden meegedeeld).
  • Het feit of de vereniging burgerlijk aansprakelijk is (zie verder) en welke verzekering hiervoor werd afgesloten.
  • Eventuele bijkomende verzekeringen die zijn afgesloten.
  • Het al dan niet betalen van vergoedingen en de aard van deze vergoedingen (forfaitaire of werkelijke kosten). Meer informatie over het vergoeden van vrijwilligerswerk vind je hier.
  • Het feit dat de vrijwilliger gebonden is door de geheimhoudingsplicht. Deze geheimhouding geldt voor vertrouwelijke informatie die valt onder artikel 458 van het strafwetboek (het zogenaamde medisch beroepsgeheim).

Hoe je deze informatie aan je vrijwilligers meedeelt, is vrij te kiezen. Indien hierover een betwisting ontstaat, moet de erfgoedvereniging evenwel kunnen aantonen dat ze het nodige gedaan heeft. Een goede optie is om een informatienota (kies voor: modeldocument: Informatienota wet) op te stellen, deze publiek kenbaar te maken via jullie website of tijdschrift en door te mailen naar alle vrijwilligers.

Burgerlijke aansprakelijkheid: verzekeringsplicht!

Alle erfgoedverenigingen (met uitzondering van feitelijke verenigingen die niet verbonden zijn aan een vzw zoals bv. de provinciale koepel) zijn burgerlijk aansprakelijk voor de schade die hun vrijwilligers tijdens het uitoefenen van hun activiteiten voor de organisatie aan derden berokkenen. Deze verplichting geldt echter niet wanneer de vrijwilliger opzettelijk bedrog of fraude pleegde of meermaals dezelfde (lichte) fout beging.

Organisaties moeten zich tegen deze risico’s dus indekken via een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Dat kan via een privéverzekeringsmaatschappij, maar weet dat er ook alternatieven zijn. Via de het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk kan men zich sinds 1 januari 2018 inschrijven op de  gratis collectieve verzekering van Vlaanderen.  De gratis vrijwilligersverzekering is wel te beperkt is voor erfgoedverenigingen met veel activiteiten. De organisatie kan per kalenderjaar gratis maximum 1000 vrijwilligersuren verzekeren. Via deze link kan je meer informatie vinden over de gratis vrijwilligersverzekering.
Ook sommige (provinciale) koepels ontwikkelen initiatieven om hun leden de verplichte verzekering aan te bieden.

Vrijwilligers bij feitelijke verenigingen zonder personeel of die niet beschouwd kunnen worden als een afdeling van een vzw of een feitelijke vereniging met personeel moeten ingeval van schade beroep doen op hun persoonlijke verzekering.

Daarnaast kan je uiteraard ook nog bijkomende verzekeringen afsluiten zoals een ongevallenverzekering of een verzekering rechtsbijstand. Dit is aan te raden, maar geen verplichting. Zie Welke verzekeringen moet een erfgoedvereniging best hebben?

Uitkeringsgerechtigd?

Ben je werkloos of bruggepensioneerd? Dan kan je vrijwilligerswerk verrichten zonder je uitkering te verliezen. Je moet hiervan echter vooraf schriftelijk aangifte doen bij de RVA. Zonder reactie van de RVA kan je na 12 dagen beginnen als vrijwilliger. Wanneer je arbeidsongeschikt bent, heb je de schriftelijke toestemming nodig van een geneesheer. Ontvang je een leefloon? Meld dan je vrijwilligerswerk bij het OCMW. Andere uitkeringsgerechtigden moeten hun vrijwilligerswerk niet melden.  Zie hier voor meer info i.v.m. wie mag vrijwilligen.

Meer informatie

Meer informatie over de vrijwilligerswetgeving vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk:

https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/

Mogen vrijwilligers onkostenvergoedingen ontvangen? (webtekst)

Vrijwilligerswerk is in principe onbezoldigd. Dit betekent niet dat vrijwilligers geen onkostenvergoedingen kunnen ontvangen. Verenigingen zijn echter niet verplicht om de onkosten te vergoeden.

Volgens de ‘wet betreffende de rechten van vrijwilligers’ die sinds 2007 volledig van kracht is, moeten verenigingen hun vrijwilligers wel vooraf op de hoogte brengen van de afspraken hierover. Aan deze ‘informatieplicht’ kan je best voldoen door het opmaken en publiceren (bv. op de website of in jullie tijdschrift) van een informatienota die jullie ook mailen naar alle vrijwilligers.

Een vereniging kan ervoor opteren om de reële kosten te vergoeden en/of om een forfaitaire onkostenvergoeding te betalen. Deze keuzes worden in de informatienota verduidelijkt. Je kan er voor opteren om voor een bepaald soort vrijwilligerswerk een forfaitaire regeling te hanteren en voor een andersoortig werk de werkelijke kosten te vergoeden.

Reële kosten moeten uiteraard bewezen worden; wanneer gewerkt wordt met een forfaitair bedrag is dit niet het geval. Het forfaitair bedrag dat uitgekeerd kan worden is wel begrensd. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Op dit moment betekent dit dat je als vrijwilliger maximaal 40,67 euro per dag of 1626,77 euro per jaar mag ontvangen (bedragen voor 2023). In de zorgsector zijn er andere bedragen om mee rekening te houden.

Sinds 2009 is ook een combinatie mogelijk van de forfaitaire onkostenvergoeding en de terugbetaling van reële vervoersonkosten. Elke vrijwilliger kan in dat geval maximaal 2000 kilometer per jaar laten terugbetalen.

De maximale kilometervergoeding bedraagt sinds 1 juli 2022 t.e.m. 31 december 2022 0,4170 euro/km en van 1 januari 2023 t.e.m. 30 juni 2023 0,4201 euro/km. Een fietsvergoeding uitbetalen is eveneens mogelijk (max. 0,25 euro/km).

Verenigingen zijn uiteraard niet verplicht de maximale bedragen uit te keren. Belangrijk is echter dat deze niet overschreden worden, anders is niet langer sprake van vrijwilligerswerk en dreig je last te krijgen van de fiscus of de RSZ.

Meer informatie

Meer informatie over de vrijwilligerswetgeving en het betalen van onkostenvergoedingen vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk:

https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/ en https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kostenvergoedingen/