‘We zitten allemaal in hetzelfde schuitje’ – Gents Documentatiecentrum DSMG kiest bewust voor een inclusieve (vrijwilligers)werking

In het Groot Begijnhof in Gent beheert het DSMG (Documentatiecentrum voor Streekgeschiedenis dr. Maurits Gysseling) sinds 1970 een bibliotheek en archief over de geschiedenis van Gent en buurgemeenten. Het DSMG is vooral bekend om zijn diverse historische en actuele documentatie. Maar wij willen graag meer weten over hun  uniek – én divers – medewerkersbeleid 
  • Het DSMG werkt met gevarieerde teams, ook met mensen met een lichamelijke of geestelijke beperking, langdurig werklozen of mensen met een werkstraf. 
  • Voorzitter Bert Vervaet en ondervoorzitter Louis Gevaert zijn trots op alle vrijwilligers en iedereen krijgt dezelfde behandeling. 
  • De vrijwilligers blijven enthousiast doordat ze verantwoordelijkheid krijgen, afwisselende taken mogen uitkiezen en omdat er aandacht is voor het sociale aspect.

In plaats van een groepsfoto met de vrijwilligers staat dit jaar deze foto met de vrijwilligers in het jaarverslag van DSMG. Collagefoto Louis Gevaert, Jaarboek 57-2020 van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg

Bert Vervaet is al 16 jaar voorzitter van het DSMG. Van in het begin zette hij vrijwilligers hoog op de agenda: in die 16 jaar groeide de DSMG-ploeg van 4 tot 45 vrijwilligers. Bert coördineert het bestuur en de vrijwilligerswerking samen met ondervoorzitter Louis Gevaert. Naast de ‘gewone’ vrijwilligers werkt Bert met vrijwilligers van OBRA|BAKEN. Louis is het aanspreekpunt voor mensen die een werkstraf opgelegd kregen in het DSMG.  

Diverse vrijwilligersploeg 

Bert en Louis delen dezelfde visie op vrijwilligerswerk en medewerkersbeleid. Daarin voelen ze zich verantwoordelijk voor medemensen in het Gentse. Bert: ‘Als organisatie die veel krijgt van de stad, vinden we het zinvol om onszelf ook in te zetten voor anderen.’ Het is de weg waar Louis en Bert zelf voor kiezen, maar het lot hielp ook een handje.  

Zes jaar geleden vroeg de buren van OBRA|BAKEN of ze konden samenwerken. De organisatie helpt volwassenen met een beperking aan zinvolle vrijetijdsbesteding en wijst nu al zes jaar mensen door naar het DSMG. Zo’n vijftien procent van het vrijwilligersteam van DSMG zijn nu mensen met een lichamelijke beperking, mensen met een psychische stoornis of langdurig werklozen.  

En ook zes jaar geleden kwamen daar de medewerkers bij die Justitie doorverwees voor een werkstraf. Sindsdien werkten al meer dan dertig mensen bij DSMG met een taakstraf van 80 tot 400 uur. Louis: ‘Ze hebben iets mispeuterd, we weten niet altijd wat. Sommigen zeggen het, maar de meesten niet.’ 

Een gevarieerd team dus. De vrijwilligers weten in principe niets over de achtergrond van nieuwe vrijwilligers of ‘mensen met een taakstraf’. Vaak is het voor het vaste team niet eens duidelijk wie meewerkt als werkstraf. Louis: ‘We zeggen het ook niet aan onze medewerkers als er iemand nieuw is. Dat zien ze vanzelf wel. En het is pas als mensen na een korte tijd weer vertrekken, dat ze denken: ah, dat zal iemand met een werkstraf geweest zijn. We benaderen mensen met een werkstraf op dezelfde manier als alle andere medewerkers. We zeggen ook niemand hoe ze moeten omgaan met “werkgestraften”.’  

Bert: ‘Dat is ook onmogelijk omdat de mensen te verschillend zijn. Zo was een eerste medewerker een hoogopgeleide bankmedewerker. De volgende medewerker was heel wat minder “chic”. Dan heeft het geen zin om een handleiding voor die groep medewerkers te schrijven. De meeste communicatie verloopt informeel, in de koffie- en lunchpauzes. Typische momenten om persoonlijke verhalen uit te wisselen en vriendschappen te sluiten. We gebruiken die pauze ook wel om een serieuze mededeling te doen. Zo vertelde een man met epilepsie hoe het team hem het best kan helpen als hij een aanval krijgt.’ 

Iedereen welkom 

Louis en Bert zijn trots op alle medewerkers van DSMG. Dat zeggen ze niet alleen, het is ook duidelijk te zien in het jaarboek 57-2020 van de Heemkundige Kring De Oost-Oudburg waarin alle vrijwilligers staan. Bert: ‘We zitten allemaal in hetzelfde schuitje, we zijn allemaal vrijwilligers en niemand speelt baas.’  

Iedereen is welkom, voor een kort project of voor een langer engagement. Het is vooral belangrijk dat de vrijwilligers zoveel mogelijk zelfstandig kunnen werken. 

 Bert: ‘Als mensen zelf verantwoordelijk zijn voor hun afdeling, zijn ze ook meer gemotiveerd. Zo hebben we mensen die hier al vijftien jaar enthousiast meewerken omdat ze hun afdeling zelf in handen mochten nemen. Maar er zijn er ook die hier naartoe komen om sociale redenen, die graag komen omdat ze dan uit hun isolement raken. Dat is prima. Zolang wij er voor iemand kunnen zijn, iets voor iemand kunnen betekenen, maakt het niet uit of die persoon vooral koffie komt drinken. Wat die medewerker ook doet, het is altijd mooi meegenomen.’  

Een echt uitgeschreven vrijwilligersbeleid heeft het DSMG niet. Maar als ze de missie van hun medewerkersbeleid in één zin moeten samenvatten, is dat: mensen werk geven dat ze graag doen. Soms afwisselend werk,, zodat mensen niet altijd hetzelfde moeten doen. Dat geldt ook voor de medewerkers met een werkstraf. Louis: ‘Als zij het een keer beu zijn om te knippen en te plakken, mogen ze altijd de borstel pakken of een keer stofzuigen. Dat moeten ze niet komen vragen.’ De takenpakketten van de medewerkers van Justitie en de vrijwilligers vullen elkaar goed aan. Louis en Bert merken dat mensen met een werkstraf het liefst licht of huishoudelijk werk doen. Dat is dan weer prettig voor de vaste vrijwilligers, omdat zij dan meer tijd hebben voor het archief.  

Totaalplaatje is nog altijd positief  

Louis en Bert kiezen dus bewust voor een inclusieve vrijwilligerswerking. En hoewel de balans nog altijd heel positief is, waren er ook uitdagingen. Zo was er iemand met een werkstraf die het de organisatie echt moeilijk maakte: ‘Hij bedreigde ons, probeerde ons zwart te maken en stuurde de arbeidsinspectie, de brandweer en Monumentenzorg op ons af. Uiteindelijk was het verslag van de arbeidsinspectie heel positief, waardoor we het stadsbestuur konden tonen dat we in orde zijn.’  

De medewerkers zijn ook niet allemaal even productief. Louis: ‘We hadden al mensen die, zodra je je rug draaide, bezig waren op hun telefoon. Maar er zijn ook mensen die zelf initiatief nemen en meer doen dan ze moeten doen. Zolang het totaalplaatje positief blijft, blijven we op deze manier werken.’ Louis en Bert geloven in kansen geven. Dat dat niet altijd leidt tot succes, is niet zo erg. Bert: ‘Zo kwam hier een jongen werken met autisme. BAKEN had die doorverwezen. Hij was hier maar een paar uur en we voelden het al aankomen: het was hier veel te druk voor hem.’ Ook al was het voor die jongen geen succes, elke kennismaking is een kans, zowel voor de vrijwilliger als voor het DSMG. 

Een gevarieerde vrijwilligersploeg heeft vooral veel voordelen. Elke vrijwilliger brengt zijn eigen expertise, zijn netwerk en zijn persoonlijkheid in de organisatie. Bij het DSMG werken bijvoorbeeld mensen die nu vrijwillig doen wat ze vroeger beroepshalve deden. Zo kwam een vrijwilliger bij het DSMG terecht na een burn-out. Na twee jaar was hij er weer bovenop en kon hij weer een gewone job aan. Precies die bemiddelende rol nemen Bert en Louis graag op zich: ‘We proberen. En ik denk dat we erin slagen mensen te helpen om ook hun leven buiten het DSMG uit te bouwen. Er groeien bij ons ook vriendschappen of kameraadschappen. Contacten die een enorme verrijking zijn.’