Door Eddy Put, Waarnemend departementshoofd van de Vlaamse Rijksarchieven en Diensthoofd van de dienst Digitalisering en Digitale Valorisatie (DIVA).
De versoepeling van de raadpleegbaarheid van de registers van de burgerlijke stand (wet van 21 december 2018) is een goede zaak voor het genealogisch onderzoek. De termijn van 100 jaar wordt teruggebracht naar 75 jaar (voor huwelijksakten) en 50 jaar (voor overlijdensakten). De voorbije maanden is er nogal wat commotie geweest over het uitblijven van een uitvoeringsbesluit in verband met (1) de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand en (2) de raadpleging voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden. Misschien is enige verduidelijking in dit dossier wel op zijn plaats. Dat vermaledijde koninklijk besluit zit nog altijd in de pijplijn, maar eigenlijk zal er ‘op het terrein’ niet meteen veel veranderen wanneer het gepubliceerd wordt. Er moet immers nog heel veel gebeuren voor miljoenen akten van de burgerlijke stand uit de periode 1920-1970 online beschikbaar komen.
Registers in twee exemplaren
Voor een goed begrip moet aangestipt worden dat de registers van de burgerlijke stand in twee exemplaren worden opgemaakt, één voor de gemeente, en één voor de Rechtbank van Eerste Aanleg (als veiligheidskopie). Het is dat tweede exemplaar dat op termijn wordt overgedragen aan het Rijksarchief, dat het digitaal (in het verleden op microfilm) ter beschikking stelt. Na de invoering van de digitale burgerlijke stand in april 2019 is besloten tot een versnelde overdracht van die dubbels uit de rechtbanken van eerste aanleg naar het Rijksarchief, maar de uitvoering van die beslissing is een werk van lange adem. Alles bij elkaar gaat het om niet minder dan 15 strekkende kilometer archief dat verpakt en verhuisd (en in een aantal gevallen ook nog ontsmet) moet worden.
Enkele rechtbanken hebben de voorbije maanden al registers overgedragen voor de periode 1919-1969, maar het betekent nog maar een bescheiden aanzet van deze omvangrijke verhuisoperatie. Het scannen moet dan nog beginnen. De opstart van drie nieuwe scanateliers (in Beveren, Leuven en Mons), in samenwerking met de Genealogical Society of Utah en specifiek voor de burgerlijke stand, heeft ten gevolge van de COVID-crisis bijna een jaar vertraging opgelopen.
Raadpleging
Wat is er momenteel mogelijk? In november vorig jaar heeft het Rijksarchief na overleg met de FOD Justitie reeds gecommuniceerd dat – in afwachting van het bewuste koninklijk besluit – de huwelijksakten van 75 jaar oud en de overlijdensakten van 50 jaar oud – voorlopig enkel bij de gemeenten kunnen geraadpleegd worden onder dezelfde voorwaarden als die tot nu toe golden voor de raadpleging van de akten ouder dan 100 jaar (zie Raadpleging registers Burgerlijke Stand: stand van zaken). Bij het Rijksarchief is daar voorlopig nog geen sprake van omwille van de aangehaalde redenen. De digitalisering zal overigens ook in de toekomst afhankelijk blijven van de aanlevering door de rechtbanken van eerste aanleg. Sommige arrondissementen zullen met andere woorden sneller aan bod komen dan andere.
Ondertussen bekijken het Rijksarchief en de vereniging van de ambtenaren van de burgerlijke stand waar de grootste noden liggen en hoe zij op een efficiënte manier naar elkaar kunnen doorverwijzen. Een aantal gemeenten bieden hun gedigitaliseerde burgerlijke stand immers al online aan. Het heeft niet veel zin om dat werk nog eens over te doen. In elk geval zal de digitalisering tijd vragen. Wij rekenen dan ook op jouw begrip.
Nieuwe zoekomgeving
Het voorbije jaar hebben we overigens niet stil gezeten: er is veel tijd besteed aan de uitbouw van een volledig vernieuwde genealogische website met een betere viewer, de mogelijkheid tot downloaden en een nieuwe infrastructuur, waarin de parochieregisters en de registers van de burgerlijke stand veel beter gecontextualiseerd worden. We hopen deze nieuwe zoekomgeving in de loop van mei of juni te kunnen lanceren. Wie dat wil, kan ze in onze studiezalen nu al testen (via intranet). Suggesties tot verbetering worden in dank aanvaard. We houden je in elk geval op de hoogte van de lancering van de nieuwe website.
Help mee!
Ik zou willen eindigen met een oproep. Het Belgische Rijksarchief heeft de voorbije jaren veel geïnvesteerd in het digitaliseren van belangrijke genealogische bronnen. Miljoenen beelden kwamen online, maar die zijn daarom nog niet ontsloten. Het is pas door de inzet van vele vrijwilligers, binnen en buiten het Rijksarchief, die deze bronnen bewerken en indexeren, dat deze berg informatie ook echt doorzoekbaar wordt. We rekenen met andere woorden op vele helpende handen om dit gemeenschappelijk erfgoed op een volwaardige manier te ontsluiten. Aanmelden kan via diva@arch.be.
Update
Op 31 maart 2021 verscheen in het Belgisch Staatblad het Koninklijk Besluit over deze nieuwe regeling, wat betekent dat de versoepeling vanaf 1 mei 2021 in werking treedt.
Dat houdt dus in dat:
- Raadpleging van geboorte-/ huwelijks-/overlijdensakten van 100/75/50 jaar en ouder:
- Via de website van het Rijksarchief
- Via de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte is opgemaakt
- Raadpleging van geboorte-/ huwelijks-/overlijdensakten jonger dan 100/ 75/50 jaar:
- Aanvraag in te dienen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte is opgemaakt
Lees hier het volledige Koninklijk Besluit.