Een virusveilige algemene vergadering: hoe kan je vergaderen op afstand?

Door de huidige coronamaatregelen is het verboden om fysieke samenkomsten te organiseren, wat de organisatie van een algemene vergadering (AV) heel wat moeilijker maakt. Op deze vergadering moeten namelijk drie belangrijke dingen besproken worden: de goedkeuring van de jaarrekening van 2020, de kwijting van de bestuurders over 2020 en de goedkeuring van de begroting van 2021.

De jaarrekening van het afgelopen boekjaar, 2020, moet echter binnen de 6 maanden na de afsluiting ervan goedgekeurd worden. In de meeste gevallen wil dat zeggen dat deze goedkeuring voor 30 juni 2021 moet gebeuren. De statuten van je vzw kunnen echter ook bepaald hebben dat deze termijn korter is, kijk dat dus zeker na! Er is geen uitzondering of uitstel mogelijk van deze regel, dus je moet deze AV laten plaatsvinden, zij het op een andere manier dan gewoonlijk.

Gelukkig maakt de wet van 20/12/2020 (hfst. 11) het mogelijk om een vergadering op afstand te houden zonder dat je statuten in deze mogelijkheden moeten voorzien. Concreet zijn er drie mogelijke manieren waarop je dat kan doen.

Optie 1: Vergaderen op afstand via elektronisch communicatiemiddel met rechtstreeks contact

Deze vergadervorm houdt in dat je via Skype, Microsoft teams, Google meet, Zoom of andere videoplatformen vergadert. Daarbij nemen de leden rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken deel aan de besprekingen en kunnen ze meteen vragen stellen.

Er zijn echter wel enkele voorwaarden aan verbonden:

  • De regels rond aanwezigheid en meerderheid blijven gelden zoals ze bepaald zijn door de wet of in de statuten.
  • De hoedanigheid en de identiteit van de leden moet kunnen gecontroleerd worden aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel.
  • De procedure die gevolgd wordt bij het deelnemen aan de AV op afstand moeten gedetailleerd beschreven worden in de oproeping voor deze AV. Deze procedure wordt ook gedeeld op de verenigingswebsite (als die er is).
  • Technische problemen en andere incidenten die de deelname aan de AV op afstand of het stemmen hebben belet of verstoord, moeten vermeld worden in de notulen.

 

Optie 2: Vergaderen op afstand zonder rechtstreeks contact

Wanneer een vergadering via een videocall niet mogelijk is, kan de AV ook zonder rechtstreeks contact gebeuren. Daarvoor zal het bestuursorgaan in de oproeping moeten motiveren dat de vzw over onvoldoende middelen beschikt om een videocall te organiseren.

Deze vergadering verloopt via een live-uitzending waarbij het bestuursorgaan de agendapunten en eventuele vragen bespreekt. AV-leden krijgen de mogelijkheid om hun vragen vooraf schriftelijk in te dienen. Na de vergadering moet er nog gestemd worden, wat kan via verschillende kanalen: e-mail, een online stemformulier, … voor een bepaald tijdstip. De bestuurders delen dan via de live-uitzending de ontvangen stemmen en de uiteindelijke beslissing.

Ook hier blijven de regels rond aanwezigheid en meerderheid gelden zoals ze beschreven staan in de wet of de statuten van de vzw. Ook voer je een aanmeldingsplicht in: de leden van de AV die willen deelnemen aan de vergadering moeten zich op voorhand aanmelden. Wie niet kan deelnemen, kan een volmacht geven aan een lid van de AV dat wel aan de vergadering deelneemt.

 

Optie 3: Eenparig schriftelijke besluitvorming

Het succes van deze optie hangt af van de grootte van de algemene vergadering: alleen bij een erg kleine groep deelnemers is dit haalbaar. Deze optie houdt namelijk in dat alle leden unaniem en schriftelijk akkoord gaan met de beslissing die op tafel ligt. (Deze beslissing mag niet gaan over een wijziging van de statuten.) Van zodra één lid niet akkoord gaat of niet stemt, kan er geen beslissing genomen worden. Daarom is het aangewezen te kiezen voor de twee andere opties.

 

Hulp nodig bij online vergaderen?

Is online vergaderen nieuw voor jouw organisatie? Histories organiseert dit voorjaar nog een vorming rond dit thema. Hou onze website en nieuwsbrief in het oog.

Foto via Unsplash

BRON:

Bronnen: VSDC, “Vragen en antwoorden over Covid-19” van het Departement Cultuur, Jeugd en Media, “Geldig vergaderen tijdens een lockdown” van Cultuurloket.