Hoe start je een vrijwilligersgroep rond het erfgoed van je scholengroep?

Interview met Dries Horsten van het Heilig Grafinstituut Turnhout over de uitbouw van een erfgoedvrijwilligersgroep voor het schoolerfgoed

In de proeftuin ‘Iedereen archivaris’ van een groter project rond onderwijserfgoed (nl. Slimerfgoed.be) werd een vrijwilligerswerking opgestart om het schoolerfgoed van het Heilig Grafinstituut Turnhout te valoriseren en beheren. Hoe kan een school dit op een planmatige manier aanpakken, in samenwerking met erfgoedorganisaties? Hoe kan je hiervoor vrijwilligers rekruteren, motiveren en opleiden? Dries Horsten, leraar bij het Heilig Grafinstituut, stond mee aan de wieg van de vrijwilligerswerking en vertelt over zijn ervaringen.

Kan je het proeftuintraject eens aan onze lezers voorstellen?

In 2012 vierde onze school haar 350ste verjaardag. Op het einde van het feestjaar verlieten de zusters de priorij om kleiner te gaan wonen. De school nam de gebouwen over en stelde een ambitieus masterplan op, waarbij het leeggekomen klooster herbestemd werd tot internaat, nieuwe leraarskamers en bureelruimte. Tijdens de renovatie werden nagelaten meubels, kunstwerken en ontelbare voorwerpen gegroepeerd in depots die verre van ideaal waren: enkele zolders en een vochtige crypte. Het besef dat de zusters bijna tien jaar vertrokken waren en de penibele staat van de depots deed ons vrezen dat het roerende en immateriële erfgoed wel eens sneller dan gewenst verdwijnen zou. En wat is een prachtig gebouw nog waard als je het verhaal niet meer kent? We hadden het plan om een vrijwilligerswerking op te starten om de collectie te beheren en inventariseren. Door contacten met Ria Christens van Cultureel Erfgoed Annuntiaten Heverlee (CEAH) werden we gevraagd om dit uit te werken binnen het project Slimerfgoed.be. Zo werden we één van de vier proeftuinen binnen dat project rond erfgoededucatie en schoolerfgoed. Een aantal projectpartners beloofden ons te begeleiden in ons traject.

Hoe werden jullie begeleid (welke partners hielpen rond welke onderwerpen en hoe deden ze dat)?

Tijdens het voorafgaande jaar vergaderden we regelmatig – online, o.w.v. u-weet-wel – met onze partners. Zo was er Histories vzw, waar ik vooraf al een traject volgde rond het rekruteren van vrijwilligers. Daarnaast kregen we input van de gerenommeerde archiefinstelling Kadoc KU-Leuven. Ook Ria Christens, met haar jarenlange ervaring als archivaris van het Heilig Hart in Heverlee, verleende advies. De effectieve begeleiding ter plaatse werd in handen genomen door Erfgoed Noorderkempen o.l.v. Cor Vanistendael. Erfgoedcel Stuifzand sloot aan met uitleg over voorbeelden vanuit hun werkgebied. Histories gaf tijdens de online meetings vooral tips en opvolging m.b.t. de opstart en uitbouw van de vrijwilligerswerking.

Hoe verliep de rekrutering en de opstart van de vrijwilligerswerking?

In de lente van 2021 verscheen een oproep in het oud-leerlingentijdschirft ‘Hou ende Trou’. Rond dezelfde tijd werden ook de oud-personeelsleden per mail aangeschreven. Op die manier werd aangekondigd dat we in september wilden starten met een vrijwilligerswerking rond het erfgoed van de school en het vroegere klooster.

Van meet af aan werd gecommuniceerd dat dit onder professionele begeleiding zou gebeuren; dit schrok de kandidaten niet af, wel integendeel. Zou het kunnen dat men – zeker na de coronacrisis – bewuster kiest voor een tijdsbesteding die men echt waardevol vindt?

Het concept viel bij velen in de smaak. Hoewel men ons gewaarschuwd had “te hopen op tien vrijwilligers, maar al tevreden te zijn als we er zeven zouden vinden”, klokten we kort voor de start af op 21 kandidaten. Anderhalf jaar later zijn er slechts twee mensen afgevallen, maar er zijn even goed drie enthousiastelingen bijgekomen. De meesten zijn oud-personeelslid, oud-leerling of allebei.

Wat hielp bij jullie succes?

Voor de werving heeft de mond-aan-mondreclame zeker gewerkt. Dat we naar verschillende profielen op zoek waren en dat men desgewenst regelmatig van taak mocht wisselen, sprak heel wat mensen aan. Voor enkelen gaf het ‘niet-dwingende’ karakter de doorslag: mensen die wekelijks komen zijn even welkom als mensen die maar af en toe op post kunnen zijn.

We zetten bewust in op het groepsgevoel. Voor Nieuwjaar is er een verrassingspakket met lekkers en een werkjaar sluiten we af met een feestje. Onze financieel-technisch directeur zorgt dat we op dat vlak niets tekort komen… Tot slot proberen we op zijn minst één uitstap per jaar te maken.

Wat heeft het vormingstraject rond vrijwilligers rekruteren en motiveren en de begeleiding van Histories hierover jullie bijgebracht?

Wat we leerden tijdens het voortraject rond rekrutering bleek helemaal te kloppen: de vrijwilliger anno 2022 is niet meer de vrijwilliger oude stijl. Een langdurig, gebetonneerd engagement in één bepaalde ‘bestuursfunctie’ spreekt niet meer aan. Als tussenpersoon met de school neem ik de planning op mij, maar voor de rest is er géén hiërarchie. Beslissingen worden zoveel mogelijk genomen in overleg met de aanwezigen, in ons koffiekwartiertje voorafgaand aan de werkdag.

Sommige vrijwilligers komen met plezier één of twee keer per week, maar pinnen zich liever niet op één taak vast. Anderen voelen zich net beter wanneer ze zich op één iets mogen toeleggen, bijv. het ingeven in de database. We proberen verschillende activiteiten aan te bieden, die we als een soort vacature in de mailgroep posten.

Een vrijwilliger die o.w.v. gezondheidsredenen niet in stoffige of vochtige depots mag werken, ontfermt zich over het benoemen van personen op de vele honderden personeelsfoto’s. Zij mag de fotoboeken daarvoor mee naar huis nemen.

Het Flexivol-model waarmee we tijdens de training kennismaakten, geeft ons een spiegel om regelmatig eens in te kijken. Geven we genoeg uitdaging (Xperience), is er voldoende afwisseling (Variety), vergeten we de plezante kanten niet (Laughs). In het volle bewustzijn dat je niet iedere week iedere letter uit dit model zal bereiken, helpt het de groep om het evenwicht te behouden.

Heb je tips voor andere scholen die ook overwegen om een vrijwilligerswerking op te starten?

Probeer op verkenning te gaan bij scholen die reeds aan de slag zijn. Zoek absoluut naar professionele organisaties, niet alleen voor knowhow op archief- en collectievlak, maar ook voor het op punt stellen van je groepswerking.

Zorg dat je op regelmatige basis met de schoolleiding kan samenzitten en maak duidelijke afspraken.

En ja, het lijkt onnozel, maar zorg steeds voor koffie, koekjes en iets fris.

Hoe verloopt de vrijwilligerswerking nu? Wat zijn jullie realisaties en plannen?

De eerste maanden werden gebruikt om onze depots – in complete chaos volgestouwd en onder het stof – proper te zetten en alles in deelcollecties op te splitsen. Na een noodgedwongen coronapauze gingen we in maart aan de slag met een basisregistratie, die intussen voor beide depots voltooid werd. Dit lijkt lang, maar op 24 april hebben we ook deelgenomen aan de Erfgoeddag Onderwijs en de voorbereiding daarvan heeft veel tijd gekost. Deze activiteit bracht een ware volkstoeloep teweeg en gaf nog een extra boost aan ons al zo enthousiaste team. Vooral het concept ‘schatkamer van de vrijwilliger’ sprak aan: elk teamlid mocht zijn of haar favoriete object(en) presenteren.

Intussen zijn we gestart met de waardering van onze collectie. Uitschieters naar boven krijgen al een veilige plaats en uitschieters naar beneden worden eruit gehaald. Over de grote middengroep gaan de vrijwilligers in dialoog met verschillende actoren, waarrond beheerders, directie, leerlingen en oud-leerlingen. Af en toe worden experten van buitenaf uitgenodigd. Op die manier proberen we te komen tot een gedragen collectieplan, waarbij voor iedereen duidelijk is wát er bewaard wordt en waarom het bewaard wordt.

In de jaren die volgen worden de archief- en collectiestukken verder beschreven en duurzaam verpakt. Parallel daarmee willen we ook aan de ontsluiting beginnen, zowel digitaal als fysiek.

Wat was de grootste uitdaging binnen deze proeftuin?

Het op één lijn krijgen van de directie en coördinatoren allerhande wat betreft de erfgoedruimtes. Sommigen waren meteen mee in het verhaal, maar anderen hebben we echt moeten overtuigen van het belang van droge, stofvrije, afsluitbare ruimtes, van degelijke rekken en zuurvrij verpakkingsmateriaal. Als je iets doet, moet je het ook goed doen. Sinds kort hebben we op dit vlak eindelijk een gunstig vooruitzicht gekregen.

Wat is je globale beoordeling van het traject?

Bijzonder positief. De frustraties omtrent de erfgoedruimtes worden ruimschoots gecompenseerd door de zichtbare resultaten die we hebben geboekt, maar meer nog door de bijzondere dynamiek die van de groep uitgaat. Mensen uit allerlei disciplines, die samen voor één en hetzelfde doel gaan.

Wil je nog iets aan onze lezers meegeven?

Weet dat je af en toe een punt van schijnbare uitzichtloosheid zult bereiken: “Waar zijn we toch aan begonnen?” Meestal gaat dat snel over en als dat niet zo is, dan heb je nog altijd koffie en koekjes.

Dankjewel Dries voor dit boeiende interview!