Erfgoeddag is de jaarlijkse hoogdag voor iedereen die actief is in de erfgoedsector, niet in het minst voor de erfgoedvrijwilligers. Voor hen is een deelname aan Erfgoeddag vaak de enige kans die ze hebben om een breed en divers publiek te laten kennismaken met hun werking. Dat ook hier corona roet in het eten strooide staat buiten kijf. Na een volledig afgelaste editie in 2020 werd de editie in 2021 er eentje met aanzienlijk minder activiteiten. Veel verenigingen die normaal deelnemen, deden dit niet in 2021. Omdat ze niet wilden, niet konden of niet mochten.
Wij spraken met Adrien Brysse en Joke De Wilde van de KBOV (Koninklijke Bond der Oost-Vlaamse Volkskundigen). Zij getuigen over de organisatie van hun tentoonstelling in coronatijden. Ook laten we Michelle Van Meerhaege van FARO aan het woord. Als coördinator van het evenement geeft zij een algemene indruk over de afgelopen corona-editie van Erfgoeddag.
Kunnen jullie jezelf kort even voorstellen en vertellen hoe jullie betrokken zijn bij Erfgoeddag?
Michelle: Ik ben Michelle Van Meerhaege en werk bij FARO rond digitale communicatie en Erfgoeddag. Tot vorige maand was mijn collega Tine Vandezande coördinator van Erfgoeddag, nu wordt Erfgoeddag meer een algemeen project van FARO dat ik trek met ondersteuning van mijn collega’s.
Adrien: Ik ben Adrien Brysse, bestuurder bij KBOV sinds 2009 en oude rot in het ‘erfgoedvrijwilligersvak’. Ik heb al een aantal Erfgoeddagen meegemaakt en bij de KBOV doen we elk jaar graag mee!
Joke: Ik ben Joke De Wilde en werkte als stagiaire bij KBOV mee aan de inhoudelijke uitwerking en coördinatie van Erfgoeddag in het kader van mijn opleiding ‘Informatiebeheer’ aan de Arteveldehogeschool. Het was mijn eerste Erfgoeddag, ik heb dus eigenlijk weinig vergelijkingsmateriaal. Ondanks corona en de duidelijke impact van corona vond ik dat alles al bij al vlot ging. Erfgoeddag was mijn enige stageopdracht dus ik had zeker voldoende tijd om iets kwalitatiefs neer te zetten.
Adrien (valt in): Dat is een luxe die we andere jaren niet hebben en die andere verenigingen misschien ook niet hebben. Dat was dus een meevaller voor ons deze editie.
‘Erfgoeddag is een van de weinige mogelijkheden om bekendheid te geven aan onze organisatie en een uitgelezen kans om uit te pakken met ons volkskundig materiaal.’
Wat betekent Erfgoeddag voor de werking van de KBOV?
Adrien: We zijn een kleine vzw, veel kansen om onze volkskundige collectie te tonen aan een groot publiek hebben we niet. Erfgoeddag verandert dit, het is een van de weinige mogelijkheden om bekendheid te geven aan onze organisatie en een uitgelezen kans om uit te pakken met ons volkskundig materiaal. In een stad als Gent zijn er veel deelnemers en dan is het soms moeilijk om eruit te springen maar toch zitten we mee in een publiciteitstroom die er steevast voor zorgt dat nieuwe mensen onze werking leren kennen. Dat is onbetaalbaar zonder zo’n initiatief als Erfgoeddag!
Joke: Tijdens Erfgoeddag wordt ook een ander doelpubliek aangesproken dan gewoonlijk, gezinnen met kinderen bijvoorbeeld.
Hoe verlopen de voorbereidingen voor een normale editie?
Michelle: Wij doen de nationale coördinatie van Erfgoeddag. Dit wil zeggen dat we in het najaar het thema voor het evenement uitzetten en inhoudelijk een inspiratiebrochure rond dit thema ontwikkelen voor de deelnemers. In het voorjaar zetten we een inschrijvingssysteem op voor de activiteiten. Nadien bekijken we alle activiteiten en bezorgen we de organisatoren feedback op hun initiatief. Vanaf maart start de grote publiekscampagne. We krijgen gedurende heel dit proces ondersteuning van de regionale coördinatoren van Erfgoeddag, de erfgoedcellen. De regionale en lokale coördinatoren staan in nauwer contact met de deelnemers en ze zijn vaak het eerste aanspreekpunt.
Adrien: We starten in het najaar met de voorbereidingen voor de nieuwe editie. Eerst brainstormen we over het thema en hoe we dit kunnen vertalen naar onze collectie en werking. Met een ruim en divers aanbod aan volkskundige bronnen lukt dit meestal wel. Dan registreren we de activiteit bij FARO en hopen we op een goedkeuring. Wanneer die binnen is starten we met de concrete uitwerking van de activiteit. Meestal gaan we voor een expo, al hebben we ook al eens een stadsrondleiding of een workshop gedaan. We vinden het belangrijk om iets te organiseren dat breed gesmaakt kan worden. Voor een vzw die volledig steunt op vrijwilligers vraagt dit een groot engagement, de maanden die aan Erfgoeddag vooraf gaan zijn we druk in de weer. Gemiddeld krijgen we een 100-tal bezoekers over de vloer tijdens Erfgoeddag, dat lijkt niet zo veel maar voor is dat een mooi aantal!
En nu? Hoe verliep de corona-editie van 2021?
Michelle: De annulering van Erfgoeddag 2020 werd pas in maart vorig jaar beslist waardoor de deelnemers al ver stonden met de organisatie van hun activiteit, ze zaten quasi in de uitvoeringsfase. Toen hebben we beslist om het thema een jaar vooruit te schuiven. Dit maakte dat de inspiratiesessies er in 2021 wat anders uitzagen. We hebben ingezet op het aanvullen van hiaten in de praktische ondersteuning, zoals digitale activiteiten organiseren, waar de focus anders meer op de inhoud zou liggen van het thema van Erfgoeddag. Na een tijd was het ook duidelijk dat een gids met de coronamaatregelen nodig was ter ondersteuning van de deelnemers. We ontwikkelden een digitale brochure, deze hebben we steeds geüpdatet met de meest recente informatie. Onze collega Monique Verelst werkte het afgelopen jaar intensief rond alles wat met corona te maken had, hierdoor konden we om advies terecht bij de Vlaamse Overheid in de mate van het mogelijke. Ze hielp dan ook mee om de regels te vertalen voor onze deelnemers in de digitale brochure.
Joke: Naar mijn aanvoelen was de impact van corona al bij al beperkt, de tentoonstelling is min of meer kunnen doorgaan zoals we hadden voorzien maar het bleef wel bang afwachten tot op het einde om zeker te zijn dat de activiteit kon doorgaan.
‘Het bleef bang afwachten tot op het einde om zeker te zijn dat de activiteit kon doorgaan.’
Adrien: Er was inderdaad weinig zekere info beschikbaar en we moesten er vooral ook zelf naar op zoek gaan. Bij FARO konden we daarvoor niet terecht, er werd wel veel gecommuniceerd maar het bleef vaag en niet altijd op maat van kleinere organisaties. De info die we kregen was vaak gericht op de (digitale) alternatieven en die zijn niet altijd haalbaar voor organisaties als de KBOV, dat wordt soms over het hoofd gezien. Niet dat we het niet willen maar het is gewoon te veel gevraagd om dit op korte tijd goed te kunnen uitwerken, ondanks de ondersteuning.
We zagen dan ook dat veel activiteiten die gepland waren bij collega-organisaties niet zijn doorgegaan. We misten een duidelijk signaal van de lokale overheden en een beetje lobbywerk in het voordeel van de erfgoedvrijwilligers naar de lokale overheden toe. De stad heeft het ons niet gemakkelijk gemaakt. Het scheelde weinig of we hadden onze plannen mogen schrappen, de lokale politie had immers een negatief advies gegeven ondanks een groene CERM-scan. Na contact met de regiocoördinatie van Erfgoeddag in Gent bleek de verwarring compleet, mag het nu wel of niet? Dit begon wel te wegen op ons. Uiteindelijk kregen we dan toch groen licht. Dat leek ons logisch gezien het Huis van Alijn, waar onze bibliotheek gehuisvest is, ook een activiteit had gepland die kon doorgaan. Het zou dus nogal absurd geweest zijn dat zij wel iets mochten organiseren en dat wij, een verdieping hoger, dat niet zouden mogen.
Heel wat andere verenigingen hebben wel een negatief advies gekregen, helaas! Uit dit alles blijkt dat de lokale overheden met weinig kennis van de praktijk en weinig voeling met de kleine spelers beslissingen hebben genomen. Ook blijkt duidelijk dat je als kleine organisatie vrijwel onzichtbaar bent. Dat is altijd wel een beetje het geval maar tijdens de coronacrisis werd dat nog eens benadrukt. Als je zelf niet aan de alarmbel trekt, val je uit de boot. Als wij, bijvoorbeeld, het initiële negatieve advies niet hadden aangekaart, hadden we onze activiteit niet mogen laten doorgaan.
Wat had een oplossing kunnen zijn?
Adrien: Goh, er had in iedere gemeente een duidelijk aanspreekpunt moeten zijn dat zekere en tijdige info kon verstrekken op maat van kleine spelers, eventueel gefaciliteerd door FARO. Moeilijk te realiseren maar ik mag toch dromen he (lacht).
Hebben jullie aan een alternatief gedacht in plaats van jullie voorziene tentoonstelling?
Joke: We hebben overwogen om digitaal te gaan met onze expo. Ik had daarom ook al wat voorbereidingen getroffen om dit te organiseren, zoals scans van collectiemateriaal om dan digitaal aan te bieden. Maar een fysieke expo blijft gewoon beter en haalbaarder voor ons. Als ploeg die steunt op de inzet van vrijwilligers konden wij echt geen volwaardig digitaal verhaal voorzien dus het zou sowieso beperkter geweest zijn. Een combinatie van te weinig tijd, te weinig digitale kennis en opties en beperkt budget speelde zeker mee in de beslissing om toch te blijven gaan voor een echte fysieke activiteit.
Adrien: Eventueel uitwijken naar Open Monumentendag en de expo dus later inrichten was ook een optie.
Hoe kijken jullie terug op de afgelopen Erfgoeddageditie? Was het de feesteditie die initieel gepland was?
Michelle: Ik vond het absoluut een geslaagde editie, bij FARO vatten we het samen als een bescheiden feesteditie. We hebben er een volledig weekend van gemaakt in plaats van een dag omwille van de twintigste verjaardag. In een gewone tijd was het opzet een echt feestweekend, in die zin was het uiteindelijk een andere editie dan voorzien maar we blikken er tevreden op terug. Op het einde zaten we toch wat op het tandvlees, we merkten de vermoeidheid bij de deelnemers. Wie dan toch een activiteit heeft kunnen organiseren was uiteindelijk wel gelukkig dat het gelukt was om na zoveel maanden eindelijk publiek te mogen ontvangen.
Van de 950 inschrijvingen zijn er 400 activiteiten kunnen doorgaan, voor de mensen die niets hebben kunnen organiseren was dat natuurlijk niet leuk. Soms was het voor een organisatie een te grote inspanning om hun activiteit te kunnen laten doorgaan binnen de toen geldende coronamaatregelen. Ofwel mocht de deelnemer de activiteit niet organiseren van de lokale overheid, daarmee was de kous snel af. Voor enkele deelnemers bleef het digitale luik ook te uitdagend, misschien hadden ze wel zin om hun activiteit digitaal te organiseren maar bleek het toch te moeilijk of te ingewikkeld. Compleet begrijpelijk want het vraagt veel inzet en inspanning, zeker na de lange weg tot de uiteindelijke organisatie. Als ik er nu op terugkijk, hadden we bij het inschrijvingssysteem beter moeten inspelen op het in kaart brengen van de digitale activiteiten, deze waren minder goed vindbaar in de overzichtskaart op de website.
Joke: Ik ben heel blij dat het is mogen doorgaan, er waren 52 bezoekers dus wel beduidend minder dan normaal. Coronaschrik speelde wel mee maar ook reserveren vooraf was een drempel. Wij hadden niet de mogelijkheid om een onlinesysteem op te zetten op korte tijd dus moest het via mail, dat schrikt mensen af hebben we gemerkt.
Adrien: We zijn absoluut geslaagd in het organiseren van een coronaveilige activiteit en daar zijn we blij om, al had het dus wat voeten in de aarde. De doorstroom werd gecontroleerd, er werd regelmatig ontsmet, we werkten met reservaties, mondmaskers werden continu gedragen en handen werden rigoreus ontsmet. Ik denk dat we het minstens even goed hebben gedaan als grotere erfgoedspelers, hopelijk resulteert dit in de toekomst in meer vertrouwen in ons kunnen!
Hebben jullie nog tips voor andere erfgoedvrijwilligers?
Michelle: Leg de digitale drempel voor jezelf niet te hoog. Er is veel mogelijk binnen de opties die al bestaan. Je moet geen VR-rondleiding opzetten of een zotte app ontwikkelen. Erfgoeddag is een kans om te experimenteren met een publiek en bij te sturen indien nodig. Het is een kwestie van het te proberen en er gewoon aan te beginnen. Het is ook een kans voor organisaties om eens wat anders te doen, ze kunnen een ander publiek bereiken. Het is durven experimenteren maar ook durven falen, dat hoort er ook bij.
Joke: Geef het niet op, ook al is het moeilijk! Fysiek iets organiseren blijft een meerwaarde en dus te prefereren boven iets digitaals. Onze bib is een sfeervolle plek, de atmosfeer doet veel en laat interactie met bezoekers toe. Ook gaan de gesprekken met mensen die ons bezoeken over veel meer dan enkel Erfgoeddag, die sfeer en dat enthousiasme vertaal je niet naar een digitaal evenement.
Adrien: We hebben vooral begrip voor de collega’s die niet hebben deelgenomen of die het wel wilden maar het niet zagen zitten of zich te weinig ondersteund voelden. Het is echt niet eenvoudig geweest en dat mag wel benadrukt worden. Wij zijn blij dat we toch hebben doorgezet. Een tip die ik graag nog meegeef is dat kleine erfgoedspelers zich moeten laten opmerken. We worden onderbelicht dus het is aan ons om dit te veranderen want we zijn even waardevol als de grotere spelers!
Bedankt voor dit gesprek!
Met dit interview brengen we een vereniging in beeld die alsnog een activiteit heeft kunnen organiseren tijdens Erfgoeddag en die ook verder inzet op nieuwe deelnames. Voor elke KBOV zijn er minstens evenveel vrijwilligersverenigingen die deze editie niet hebben kunnen deelnemen, we steken hen graag ook een hart onder de riem!
De ervaringen van Erfgoeddag 2021 variëren duidelijk voor de verschillende betrokken actoren. Het verschil in beleving brengt ook nieuwe perspectieven naar boven waar we samen mee aan de slag kunnen. Er vallen lessen te trekken uit deze editie, laat ons dat dan ook collectief doen. In het najaar van 2021 zal een grote evaluatie van Erfgoeddag plaatsvinden. Meer info vind je op de FARO-website.