Uitstel tot 30 september voor UBO-register voor vzw’s

Begin dit jaar vernamen we met veel verwondering dat de termijn om in orde te zijn met het UBO-register werd uitgesteld tot eind maart 2019. Voor we er goed en wel onze aandacht op konden vestigen, werd de uiterlijke datum voor de verplichte registratie op 30 september 2019 geplaatst. In dit artikel vertellen we wat het het UBO-register is en voor welke verenigingen het een verplichting is.

Het UBO-register is een extra verplichting die moet helpen in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Om onze organisaties te onderscheiden van malafide, heeft men een register opgemaakt waarin de uiteindelijke begunstigden (zie verder) dienen opgenomen te worden. Men wil in kaart hebben wie er beslissingen kan nemen over de financiële middelen van de organisaties. De wetgeving is een omzetting van een Europese richtlijn, waardoor sommige termen misschien wat vreemd klinken. Enkele vragen en antwoorden op een rij:

Wat?

Voor een vzw klinkt de term ‘uiteindelijke begunstigden’ wat vreemd. In het Engels klinkt het zelfs nog vreemder: Een UBO is een ‘Ultimate Beneficial Owner’. We zetten ons in ten voordele van de vereniging en de realisatie van de doelstellingen ervan. Dat is uiteindelijk waar we de voordelen van onze inzet willen zien liggen. Binnen het UBO-register bedoelt men met de term echter ook zij die zeggenschap hebben in de organisatie. Dat betekent dat je als vzw moet registreren wie er in je raad van bestuur zit, wie de vereniging vertegenwoordigt, wie er in het dagelijks bestuur zit of wie er op een of andere manier zeggenschap heeft over de middelen. Daarnaast moet je algemeen beschrijven wie er voordeel heeft aan je organisatie. Bijvoorbeeld: de inwoners van de gemeente met interesse in het lokale verleden. In het geval van een stichting dien je ook de stichters op te geven.

Van elke persoon die je moet registreren, dien je te beschikken over verschillende gegevens (naam, eerste voornaam, geboortedatum, nationaliteit(en), volledig verblijfsadres, datum waarop hij UBO is geworden (bijvoorbeeld dag waarop men in het bestuur is gekomen), rijksregisternummer. Je dient ook de categorie(ën) van de UBO op te nemen, of anders gezegd voor welke rol(len) in de organisatie de persoon geregistreerd moet worden.

Wie?

Verplicht voor vennootschappen, trusts, vzw’s en stichtingen. Voor feitelijke verenigingen is deze UBO-regeling dus niet van toepassing. Voor de registratie dien je over een ondernemingsnummer te beschikken. Heb je dat niet, dan hoef je dus niets te doen voor de registratie. Maar ook de bank is gebonden aan verplichtingen. Zij moeten een beoordeling doen van hun klanten. Het is dus zeker mogelijk dat de bank heel wat gegevens opvraagt over wie betrokken is bij je vereniging.

Wie moet actie ondernemen?

Het zijn de bestuurders van een vzw die de gegevens en nodige bewijsstukken moeten aanleveren.

Wanneer?

Het laatste uitstel werd gegeven tot 30 september 2019. Zijn er wijzigingen dan moet je deze binnen de maand meedelen aan het UBO-register. Je bent ook verplicht om de gegevens minstens jaarlijks bij te werken.

Is het van moeten?

Er zijn sancties voorzien in de wetgeving. Je moet de vereiste informatie inwinnen en bijhouden, ze meedelen aan het UBO-register en je de informatie moet volledig en correct zijn. De administratieve geldboetes starten vanaf 250 euro en kunnen oplopen tot maar liefst 50.000 euro. Voor vzw’s is daar bovendien nog een bijkomende boete mogelijk van 50 tot 50.000 euro (vzw-wet).

Praktisch

  • Kijk wie in je organisatie de ‘Uiteindelijke begunstigden’ zijn.
  • Informeer deze personen of organisaties over hun rechten en plichten. Je verzamelt van hen nauwkeurig de informatie nodig voor de registratie.
  • Verzamel bewijsstukken. Dit zijn kopieën van een identiteitskaart, statuten van de vzw, enzovoort.
  • Registreer voor de einddatum door verbinding te maken met het UBO-register. Een uitvoerige handleiding kan je vinden op: https://financien.belgium.be/sites/default/files/WettelijkeVertegenwoordiger_%20VZW_NL.pdf

Sinds april 2019 is het mogelijk om de informatie van de vertegenwoordigers van de vzw vanuit de Kruispuntbank op te laden in het UBO-register. Je moet wel de geldigheid van de informatie bevestigen. Vooraf kan je altijd kijken in de Kruispuntbank via volgende link: https://kbopub.economie.fgov.be

  • Kijk hoe je ervoor zorgt dat komende wijzigingen steeds tijdig worden opgenomen. Dit betekent een lijstje van taken wanneer je iets verandert aangaande wie de beslissingen neemt: publicatie Staatsblad, UBO-registratie, veranderen volmacht op bankrekening, enzovoort.

Heb je vragen of opmerkingen, neem dan contact op met je boekouder, raadpleeg de website van de FOD Financiën (https://financien.belgium.be/nl/ubo-register) of contacteer Histories vzw.

Posted in Eigen nieuws.