Goed aangesloten blijven in coronatijden is niet altijd even gemakkelijk. Toch is het belangrijk om alternatieve (online) bijeenkomsten met vrijwilligers te organiseren. Sociaal contact met andere vrijwilligers is namelijk een belangrijke drijfveer en motivator om aan vrijwilligerswerk te doen. Weet je niet hoe je je vrijwilligers kan bereiken? Of baal je ervan dat de babbeltjes voor en na de vergadering zijn weggevallen door online te vergaderen? Wij hebben een aantal tips en oplossingen opgelijst. Het is namelijk belangrijk om met een positieve blik te kijken wat er wel nog kan. Misschien kunnen onze tips jou inspireren om op een coronavriendelijke manier in contact te blijven.
Alternatieve contactmomenten organiseren kan op tal van manieren
- Bel je vrijwilligers op. Het is belangrijk om te weten welke vrijwilligers nog meewerken, welke even op non-actief staan alsook welke vrijwilligers je verloren hebt. En welk effect heeft dat op de andere vrijwilligers? Zijn er nieuwe vrijwilligers bijgekomen? Hoe gaat het met je vrijwilligers. Tracht steeds te blijven communiceren met hen. Geef duiding ook indien nodig bij het afhaken/verlies van vrijwilligers. Communiceer over de afspraken. Wanneer de groep vrijwilligers te groot is kan een telefooncirkel nuttig zijn. Maak hiervoor dus een schema van welke vrijwilliger welke andere vrijwilliger opbelt.
- Organiseer een wandelvergaderingen. Zo bereik je ook minder digitaal onderlegde vrijwilligers en werk je bovendien aan je gezondheid. Win-win dus!
Maar let op! Beperk het aantal deelnemers tot het aantal dat is toegestaan en houdt altijd anderhalve meter afstand. Je vindt meer informatie over de huidige maatregelen omtrent sociaal contact hier. - Stuur een kaartje via de post om de vrijwilliger te bedanken en een hart onder de riem te steken. Je kunt hier ook een raadsel van maken. Stuur een kaartje met een foto uit het archief. Laat de andere vrijwilligers raden waar/wanneer/wie/waarom/wat er op de foto staat. Dit kan natuurlijk ook maandelijks of wekelijks via email of bv. in een aparte Facebookgroep.
- Organiseer een telefonisch/online spreekuur. Een vast moment in de week/maand wanneer vrijwilligers kunnen bellen of online kunnen babbelen.
Ook voor een online bijeenkomst hebben we een aantal tips om de vergadering toegankelijk en plezierig te maken
- Neem je vrijwilligers bij de hand. Een eerste keer deelnemen aan een online vergadering is ingewikkeld. Doorloop het stappenplan om in een online vergadering te komen telefonisch en stap voor stap. Je vindt hier een stappenplan voor Zoom en hier voor Microsoft Teams. We organiseren nu ook vormingen waarin we uitleggen hoe je in Zoom, Google Meet en MS Teams interactieve vergaderingen kan organiseren.
- Voorzie in- en uitloop tijd zowel vóór als na de online vergadering. Zo hebben vrijwilligers rustig de tijd om te testen of het lukt om in de vergadering te komen en te kunnen ze nog eens babbelen met andere vrijwilligers.
- Splits de groep tijdens een bijeenkomst of vergadering eens in groepjes via break-out rooms. Het is niet voor iedereen even gemakkelijk om het woord te nemen in een grote groep.
- Stuur de vrijwilligers een pakketje op met een (lokaal) hapje en drankje. Spreek vervolgens af om dit tegelijk te nuttigen tijdens een online bijeenkomst.
- Vraag de vrijwilligers om tijdens de vergadering ter introductie kort te vertellen over een object dat symbool kan staan voor hoe ze de coronatijd beleefd hebben. Je komt al snel meer te weten over de persoonlijke situatie van de vrijwilligers.
- Of daag ze uit om bv. met (een afbeelding van) hun favoriete erfgoedobject aanwezig te zijn tijdens de vergadering. Zo breek je meteen het ijs.
We geven je een paar goede voorbeelden van erfgoedvrijwilligers zelf
- Voorzie een platform of forum op je websitepagina of een Facebookpagina waar vrijwilligers met elkaar in contact kunnen komen (zie hier het forum van familiekunde Vlaanderen regio Land van Waas waar vrijwilligers elkaars vragen beantwoorden).
- Ga na hoe je vrijwilligersorganisatie een steentje kan bijdragen bij het oplossen van noden die er leven in de omgeving. De Heemkundige Kring Wissekerke is bijvoorbeeld een coronakrantje opgestart om de mensen in de omgeving te verstrooien. Verschillende andere verenigingen in de omgeving leveren input. De een komt met een lekker recept, de ander met een sappig verhaal.
- Lees ook andere voorbeelden op deze pagina.
We haalden onder andere inspiratie uit de vorming ‘Vrijwilligers zien in tijden van Corona’ van Vrijwilligerswerkwerkt, uit de vormingen rond ‘Vrijwilligen in en na corona’ van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en uit de ervaringen van de medewerkers van Histories.
Foto via Pixabay